Structured: Reaping the Benefits of a Well-Defined Plan

Structured-7In the Lumina work I do with teams, leaders and individuals, we look at 24 personality qualities. These are qualities that are a part of everyone’s personality. Qualities like “logical,” “cautious,” “spontaneous,” “sociable,” and others.  We each have all of these qualities, they are all in our capacity with different preferences, which makes us the complex, unique individuals we are.

This is number 16 in a series of articles about those 24 qualities – what they mean, what they look like, how to tune them up or tune them down, and how to recognize and adapt to them in others.

This time, let’s talk about “Structured.”

Definition of Structured

As a Lumina quality, Structured is defined as “an organized and effective planner.” Someone who is Structured likes to live and work in an environment that is organized and efficient, with defined processes, rules and boundaries. They appreciate others who are clear, calm and punctual.

How you display Structured (in 3 personas)  

If you are Structured in your underlying, or most natural, persona, you prefer a home environment that has everything in its place. You will most likely have a calendar posted somewhere with important dates and scheduled activities. Your family vacations are planned well in advance. Route determined. Hotels booked. Car scheduled. Tickets purchased. Activities outlined.  Given the option of paying in advance for airline seats or taking a chance at check-in, you will gladly avoid the risk and buy the seats. You like to be prepared.

In your Everyday persona, you like to bring structure and organization to your work. You have learned throughout your life that this approach is effective in ensuring that things get done. You thrive in an environment with well-defined policies, procedures and boundaries, yet you can also contribute to a more fluid start-up environment by helping to bring about that structure. You find it useful and even cathartic to organize your world so that your tasks are clearly laid out, demarcated and made achievable. A benefit of this approach is that you will be certain, well in advance of a deadline, whether you are on track to make it happen. You like to have enough time to plan for any corrective action needed. You prefer routine and appreciate its efficiency. You also place a high value on the sense of security a well-structured plan can provide to you and your team. You know that the lack of a plan or a poorly-defined plan will eat up time and attention, delaying or negating achievement of the goal.

As with all qualities, under pressure Structured can become overextended. In your overextended persona, Structured becomes “rigid planning.” This is when you start making lists of your lists. You spend too much time planning and too little time doing. The risk here is that with your head down planning, and then refining the plan, you may be missing out on an opportunity. As you plan, it passes by.  Remember that structure is a means to an end and not the end itself.  Listen to your internal sageness in order to think bigger and act better.

Techniques to tune up or tune down Structured

If you lean more toward a flexible, spontaneous approach to projects and goals and would like to tune up your Structured quality, try breaking down goals into smaller tasks, and giving each a deadline. Find a planning system that works for you and practice scheduling your time, even if just at a high level. Celebrate your successes when you see progress! If, on the other hand, you are someone who gets caught up in over-thinking, over-planning, make a note of the positive aspects of surprises. Be aware of what triggers your more planning/less doing behaviors and learn to well, plan for them.  Slow down and flex correctly.

Understanding and connecting with others who are Structured

If you want to connect and build rapport with someone who is Structured, meet them where they need to be met by making an appointment, having an agenda and sticking to it. Be clear, be calm, be organized.

Plan for what is difficult while it is easy, do what is great while it is small.” – Sun Tzu

Clear eyes, full heart, can’t lose,
Marcel

Estructurado: Cosechar los Beneficios de un Plan bien Definido

En el trabajo de Lumina que llevo a cabo con equipos, líderes e individuos, estudiamos 24 diferentes cualidades. Estas forman parte de la personalidad de cualquiera. Cualidades como “lógico,” “precavido,” “espontáneo,” “sociable,” y otras. Todos contamos con estos rasgos, pero en diferentes grados, lo que nos convierte en los individuos únicos y complejos que somos.

Este es el décimo sexto de una serie de artículos sobre esas 24 cualidades – lo que significan, cómo se ven, la forma de ajustarlas hacia arriba o abajo y cómo reconocerlas y adaptarlas en otros.

Esta vez, vamos a conversar sobre “Estructurado.” 

Definición

Como cualidad de Lumina, Estructurado es definido como “un planificador organizado y eficaz.” A un individuo Estructurado le gusta vivir y trabajar en un entorno organizado y eficiente, con procesos, reglas y limites definidos. Aprecian a otros que son claros, calmados y puntuales.

Como demostrar estructurado (en las 3 personas)

Si eres Estructurado en tu persona subyacente, o la más natural, prefieres un entorno en casa con cada cosa en su lugar. Probablemente tienes un calendario pegado en algún lugar con fechas importantes y actividades programadas. Tus vacaciones familiares son planificadas con suficiente anticipación. El itinerario es determinado. El hotel y vehículo reservado. Los boletos de avión adquiridos. Las actividades determinadas. Si te brindan la opción de pagar por los asientos de avión por anticipado o arriesgarte a que te sean asignados el día del vuelo, gustosamente evitarás el riesgo y los comprarás. Te gusta estar preparado.

En tu persona cotidiana, te gusta traer al trabajo estructura y organización. Has aprendido a lo largo de tu vida que este enfoque es eficaz para garantizar que las cosas se hagan. Tiendes a progresar en un entorno con políticas, procedimientos y limites bien definidos, e incluso también puedes contribuir a un entorno de inicio mucho más fluido al ayudar a desarrollar dicha estructura. Encuentras útil e incluso catártico organizar tu mundo a efecto de que tus tareas sean establecidas claramente, delimitadas y alcanzables. Un beneficio de este enfoque es que sabrás, mucho antes de que se cumplan las fechas límite, si estás en el camino correcto para que las cosas sucedan. Te gusta disponer de tiempo suficiente para planear cualquier acción correctiva necesaria. Prefieres la rutina y aprecias su eficacia. También reconoces el alto valor del sentido de seguridad que te brinda a ti y a tu equipo un plan bien estructurado. Sabes que carecer de un plan o contar con uno pobremente definido consumirá tiempo y atención, retrasando o negando el logro de una meta.

Como con todas las cualidades, alguien Estructurado que está bajo presión puede sobre-extenderse. En tu persona sobre-extendida, Estructurado se convierte en un “planificador rígido.” Aquí es en donde comienzas a elaborar listas de tus listas. Pasas demasiado tiempo planeando y poco tiempo haciendo. El riesgo es que puedes perder una oportunidad mientras tu mente se encuentra planificando y perfeccionado el plan. Recuerda que la estructura es el medio para el fin y no el fin en sí mismo. Escucha tu erudición interna para pensar en grande y actuar mejor.

Técnicas para ajustar Estructurado hacia arriba o hacia abajo

Si prefieres emplear un enfoque más flexible y espontáneo para tus proyectos y metas y te gustaría ajustar hacia arriba tu cualidad de Estructurado, intenta dividir las metas en tareas pequeñas y asigna una fecha límite a cada una de ellas. Busca un sistema de planificación que te funcione y practica programar tu tiempo, incluso a un nivel alto. Celebra tus éxitos cuando veas progreso. Si, por el contrario, eres alguien que queda atrapado por pensar y planear en exceso, toma nota de los aspectos positivos que pueden brindar las sorpresas. Mantente consciente sobre aquello que detona tus conductas de planear más/hacer menos y determina que hacer en esas situaciones. Tranquilízate y se flexible.

Comprendiendo y Relacionándote con otros que son Estructurados

Si quieres relacionarte y construir compenetración con alguien que es Estructurado, asegúrate de encontrarte con esa persona donde ella necesita ser encontrada, concertando una cita, definiendo una agenda y apegándote a ella. Trata de ser claro, permanecer calmado y ser organizado.

Planifica lo complicado mientras todavía sea sencillo, has aquello grandioso mientras todavía sea pequeño.” – Sun Tzu

 

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