Managing Your “Time Container”

TimeContainer-5Learning to say “yes” to the most vital, helpful activities and “no” to everything else is essential to effective time management and sales success.

I was finishing up a working session recently when someone suggested that the class go out to dinner. One of the participants responded, “I’d really like to, but that won’t fit into my time container.” That was a gentle way of saying “no,” and demonstrated that this person was pretty disciplined about her time. In her “time container” it was time to get home to her family.

There are a variety of time management tools out there, but none of them really work unless you have the discipline to say “yes” to the most vital, helpful things you need to be doing, and “no” to those things that don’t fall into that category. Think about this: when you say “yes” to this one hour, you’re saying “no” to everything else. Your time container can only be filled with things that are healthy, smart, and/or help you become more successful.

In sales, this means spending your time in the most critical areas. It means qualifying and “disqualifying” the things you need to be doing on a daily basis. It means keeping your goals and purpose at the forefront and having “no” be a complete sentence. Here are some tips.

Begin every day with a plan. Plan your calls. Plan your day. What’s the most important thing you need to accomplish today? What are the activities – research, planning, qualifying steps, outside input – that need to happen in order for you to achieve that goal?

Keep your overall goals close at hand. Make them visible. Be sure that everything in your plan, in your time container, aligns with one of your professional or personal goals. If not, consider removing or rescheduling it.

Filter strategically. Look at your time container through the lens of prospecting, qualifying and forecasting. Each one has a place in your time container. There has to be time to be able to do each completely and correctly. You can’t just make calls and not qualify. The more you prospect, the more you have to qualify. The more you qualify, the cleaner your “sales window” gets allowing for an unobstructed view into the client’s situation and less time spent on potentials that will go nowhere.

We often fill our pipelines with potentials – prospects who appear to have a need, but whom we haven’t fully qualified. Or more importantly, disqualified. And then we spread our time among the potentials, reducing the amount of time we have to focus on the “probables.” Be sure you are spending your time in the right places.

Review and reset. Become aware of the distractions and time wasters that sneak into your time container. We all have them. The key is being aware of them and learning how to say “no” to them in a complete sentence.

Planning within your time container will help you make better decisions and have better strategies. Think about how productive you are the day before you go on vacation – you’ve got a certain time window and you have to get things done within it. Plan that way every day.

Remember, sales is not an hour here and an hour there. It’s a lifestyle. It’s not finding the time, it’s making the time – daily and consistently.

 

Administrando tu “Contenedor de Tiempo”

Estaba finalizando una sesión de trabajo recientemente cuando alguien sugirió que el grupo saliera a cenar. Uno de los participantes respondió. “Realmente me gustaría, pero ello no tiene espacio dentro de mi contenedor de tiempo.” Esa era una forma muy gentil de decir “no,” y demostró que dicha persona era muy disciplinada con su tiempo. En su “contenedor de tiempo” era el momento de llegar a casa con su familia.

Existen en el mercado una gran variedad de herramientas de administración del tiempo, pero ninguna de ellas funciona realmente a menos que tengas la disciplina para decir “si” a las cosas más vitales y útiles que deberías estar haciendo, y “no” a aquellas que no caigan en dicha categoría. Piensa en lo siguiente: cuando dices “si” a algo, le estás diciendo “no” a todo lo demás. Tu contenedor de tiempo sólo puede ser llenado con cosas que son saludables, inteligentes y/o te ayuden a ser más exitoso.

En ventas, esto significa invertir tu tiempo en las áreas más críticas. Significa calificar y descalificar las cosas que necesitas estar haciendo diariamente. También implica mantener tus metas y propósito a la vanguardia y permitir que el “no” sea una oración completa. Aquí algunas sugerencias.

Comienza cada día con un plan. Planea tus entrevistas. Planea tu día. ¿Cuáles son las cosas más importantes que necesitas alcanzar el día de hoy? ¿Cuáles son las actividades – investigación, planificación, etapas de calificación, aportaciones externas – que necesitan suceder con objeto de que puedas alcanzar tu meta?

Mantén tus metas globales a la mano. Hazlas visibles. Asegúrate que todo en tu plan, en tu contenedor de tiempo, esté alineado con una de tus metas profesionales o personales. De lo contrario, considera eliminarlas o reprogramarlas.

Filtra estratégicamente. Observa tu contenedor de tiempo a través de la lente de la prospección, calificación y proyección. Cada una debe tener un lugar dentro de éste. Debe haber el tiempo para ser capaz de realizar cada una completa y correctamente. No puedes sólo sostener entrevistas y no calificarlas. Mientras más prospectes, más tendrás que calificar. Mientras más califiques, más limpia estará tu “ventana de ventas” para permitirte una visión sin obstáculos sobre la situación del cliente y menos tiempo gastado en potenciales que no llevan a ningún lado.

A menudo llenamos nuestras proyecciones con potenciales – prospectos que al parecer tienen una necesidad, pero los cuales no hemos calificado por completo. O más importante aún, descalificado. Y luego desplegamos nuestro tiempo entre ellos, reduciendo la cantidad de tiempo que tenemos para enfocarnos en los “probables.” Asegúrate que estés invirtiendo tu tiempo en los lugares correctos.

Revisa y reinicia. Sé consciente de las distracciones y derrochadores de tiempo que se escabullen dentro de tu contenedor. Todos los tenemos. La clave es permanecer atento a ellos y aprender a decirles “no” en una oración completa.

Planificar dentro de tu contenedor de tiempo te ayudará a tomar mejores decisiones y tener mejores estrategias. Piensa en qué tan productivo eres el día anterior a iniciar tus vacaciones – tienes una ventana de tiempo y debes realizar ciertas cosas dentro de ella. Piensa de esa forma cada día.

Recuerda, las ventas no son una hora aquí y una hora allá. Es un estilo de vida. No se trata de buscar el tiempo sino de hacerlo, diariamente y consistentemente.

Gérer votre agenda

Je terminais une session de travail lorsque quelqu’un à suggérer à la classe de sortir pour souper. Une des participantes à dépondu « J’aimerais bien y aller mais ça n’entre pas dans mon agenda. Une façon polie de dire non. Une belle démonstration de discipline de gestion de temps. Selon son agenda, c’était le temps d’aller à la maison avec sa famille.

Il y a une variété d’outil de gestion de temps mais aucun d’entre eux ne fonctionneront correctement si vous n’avez pas la discipline de dire « oui » aux choses les plus vitales à faire et de dire « non » aux autre choses qui ne sont pas de cette catégorie. Pensez-y : lorsque vous dites « oui » à une heure, vous dites aussi « non » à tout le reste. Votre agenda peut seulement être rempli de bonne choses, positives et/ou de choses qui vous aiderons à devenir meilleur.

En ventes, ceci veut dire de passer votre temps dans les choses les plus critiques. Soit de «qualifier » et de « disqualifier » les choses que vous devriez faire de façon quotidienne. Ce qui veut aussi dire de garder vos buts et objectifs à l’avant-plan et être capable de dire « non ». Voici quelques exemples.

Débuter votre journée avec un plan. Planifier vos appels, planifier votre journée. Quel est la chose la plus importante que vous devriez accomplir aujourd’hui. Quels sont les activités et quel est l’ordre de ces activités pour atteindre votre but : recherche, planification, étapes de qualification, discussions.

Gardez un œil sur vos buts. Rendez-les visibles. Assurez-vous que toutes les choses dans votre plan s’alignent avec un de vos buts personnel ou professionnel. Sinon, pensez à les enlever ou les planifier ultérieurement.

Filtrez stratégiquement. Regardez votre agenda avec en tête la prospection, la qualification et la prévision.   Vous devez avoir du temps pour faire chaque choses correctement et complètement. Vous ne pouvez pas faire des appels sans qualifier. Plus vous faites de la prospection, plus vous devez qualifier. Plus vous qualifiez, plus votre « fenêtre de vente » est propre. Une vue claire sans obstruction sur la situation de vos clients vous permet d’investir le temps là ou sa compte, et moins avec des clients potentiels qui iront nulle-part.

Nous remplissons souvent notre entonnoir de vente avec des clients potentiels (ou ayant une perception de client potentiel) qui ont des besoins mais qui n’ont pas été complètement qualifié, ou encore plus important, disqualifié. Nous répartissons notre précieux temps sur des clients potentiels, réduisant notre temps sur des clients probables. Sachez comment répartir votre temps aux bons endroits.

Révisez et réalignez. Soyez conscient de vos distractions et des grugeurs de temps qui s’infiltre à votre agenda. Nous en avons tous. La clé est d’en être conscient et apprendre à leur dire « non » fermement.

Planifiez votre agenda vous aidera à prendre de meilleurs décisions et une meilleur stratégie. Rappelez-vous comment vous êtes productif la journée avant que vous quittez en vacances. Vous avez une

Souvenez-vous, la vente n’est pas de passer une heure ici et là. C’est un style de vie. Ce n’est pas de trouver le temps pour faire de la prospection, c’est de prendre le temps, de façon quotidienne et constante.

 

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